DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

      

LEY 962 - (ANTITRAMITES)

Artículo 28. - Racionalización de la Conservación de Libros y Papeles de Comercio

 

“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años, pudiendo utilizar para el efecto su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico.

Igual termino aplicara en relación con las personas no comerciantes que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.”

Se ofrece mediante la modalidad de Outsourcing todo el proceso de digitalización de archivo descrito por las siguientes fases:

  • Estudio preliminar de la situación documental de la Empresa
  • Preparación y alistamiento “In Situ” de los documentos objeto de la digitalización.
  • Escaneo folio a folio de los documentos en formato TIF, PDF, OCR, TXT.
  • Organización, clasificación e indexación de los documentos digitales.
  • Entrega en Software especializado para su manejo y consulta

 

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

 

  • Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y Pc’s.
  • Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina.
  • Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones, perdida u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
  • Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que además pueden ser visualizados simultáneamente.
  • El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.